10 Mẹo Dán Văn Bản Trong Microsoft Word | Cách Tránh Cơn Ác Mộng Về Định Dạng

1. Làm Chủ “Paste Special” Để Dán Chính Xác

“Paste Special” là công cụ cần thiết khi bạn sao chép và dán nội dung từ các nguồn bên ngoài. Bạn có thể chọn chính xác cách mà văn bản sẽ hiển thị trên trang.

1. Truy cập vào Ribbon > Home tab > Paste > Paste Options để hiển thị menu.

2. Chọn Paste Special để mở hộp thoại với nhiều tùy chọn hơn:

• Keep Source Formatting: Giữ nguyên định dạng gốc
• Merge Formatting: Đồng bộ văn bản với phong cách hiện tại của tài liệu
• Unformatted Text: Xóa tất cả định dạng.
• Paste as a Hyperlink or Image: Khóa định dạng hoặc liên kết.

2. Quyết Định Sau Khi Dán

Khi bạn dán một đoạn nội dung, bạn có thể quyết định ngay lập tức cách hiển thị của nó bằng cách: 

1. Nhấn Ctrl + V > Tìm và chọn biểu tượng clipboard nhỏ ở cuối văn bản đã dán 

2. Nhấn vào đó để chọn 1 trong 3 định dạng sau:

• Keep Source Formatting (Giữ nguyên định dạng nguồn)
• Merge Formatting (Định dạng hợp nhất)
• Keep Text Only (Chỉ giữ lại văn bản)

3. Cài Đặt Chế Độ Dán Mặc Định

Bạn có thể cài đặt tính năng mặc định của Word khi dán nội dung vào tài liệu. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh phải chọn lại cách thức dán mỗi lần. Để cài đặt bạn làm như sau:

• Đi đến File > Options > Advanced.
• Trong phần Cut, copy, and paste, chọn các tùy chọn dán mặc định.

4. Xóa Tất Cả Định Dạng Với "Keep Text Only"

Khi sao chép từ các website hoặc PDF, đôi khi văn bản mang theo định dạng ẩn. Sử dụng Keep Text Only sẽ giúp bạn loại bỏ tất cả định dạng và giữ lại chỉ văn bản thuần túy. Để kích hoạt bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng clipboard và chọn Keep Text Only để dán văn bản mà không bị ảnh hưởng bởi các định dạng.

5. Kéo và Thả Để Dán Nhanh

Bạn có thể kéo và thả văn bản trong cùng một tài liệu Word, giữa các tài liệu khác nhau, hoặc từ trình duyệt vào tài liệu. Điều này rất tiện lợi cho các đoạn văn bản ngắn và loại bỏ bước cắt và dán thủ công. Để thực hiện bạn làm như sau:

• Truy cập Tệp (File) > Tùy chọn (Options) > Nâng cao (Advanced)
• Chọn Tùy chọn chỉnh sửa (Editing options)
• Cho phép kéo và thả văn bản (Allow text to be dragged and dropped)
• Chỉ cần giữ phím Ctrl trong khi kéo để sao chép văn bản thay vì di chuyển nó.

6. Sử Dụng Format Painter Để Sửa Định Dạng Nhanh

Format Painter là công cụ hữu ích để sao chép định dạng như màu sắc, phông chữ và kích thước chữ từ một phần văn bản và áp dụng vào phần văn bản khác. Để kích hoạt bạn chọn Format Painter trên tab Home, sau đó chọn văn bản đã định dạng và áp dụng định dạng đó cho phần văn bản khác.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt Alt+Ctrl+C để sao chép định dạng và Alt+Ctrl+V để dán định dạng.

7. Dán Văn Bản Như Một Hình Ảnh

Chuyển đổi văn bản hoặc bảng thành hình ảnh nhúng trong tài liệu Word giúp bảo vệ định dạng và ngăn việc chỉnh sửa. Sao chép văn bản từ Word hoặc Excel và chọn Paste > Picture để dán dưới dạng hình ảnh.

8. Tăng Tốc Dán Nhiều Mục Với Office Clipboard

Office Clipboard cho phép bạn lưu trữ tối đa 24 mục đã sao chép để dán sau này. Điều này giúp bạn sao chép nhiều nội dung một lần và dán chúng một cách nhanh chóng. Bạn chỉ cần nhấn vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải nhóm Clipboard để mở bảng điều khiển clipboard và dán nội dung bạn muốn.

9. Cắt và Dán Nhiều Lần Với Spike

Spike là một tính năng giúp bạn lưu trữ và dán nhiều đoạn văn bản không liên tiếp vào một vị trí trong tài liệu. Bạn chỉ cần nhấn Ctrl + F3 để cắt và Ctrl + Shift + F3 để dán tất cả các nội dung đã cắt.

10. Dán Bảng Từ ChatGPT

Khi sao chép bảng từ ChatGPT, bạn có thể sử dụng Excel làm công cụ trung gian để giữ nguyên định dạng bảng, như sau:

• Sao chép bảng từ ChatGPT vào Excel
• chọn Paste > Match Destination Formatting
• Rồi sao chép và dán vào Word là được

Điều này giúp bạn tạo bảng đẹp và chính xác trong Word mà không gặp phải vấn đề về định dạng.

Việc sử dụng đúng phương pháp sao chép-dán không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giúp cải thiện hiệu quả công việc. Khi làm việc với nội dung từ website, “Keep Text Only” là lựa chọn tốt nhất để tiết kiệm thời gian. Còn khi làm việc với các tài liệu Word khác, “Merge Formatting” thường mang lại sự cân bằng hoàn hảo giữa việc giữ lại định dạng cần thiết và đồng bộ với phong cách tài liệu của bạn.

Hy vọng chia sẻ này của Ap24h sẽ hữu ích cho bạn